El tráfico aéreo en Europa está absolutamente colapsado ante la imposibilidad de volar mientras la nube de cenizas volcánicas del Eyjafjallajkull, en erupción desde el pasado 14 de abril cubre gran parte de Europa.

Es un ejemplo ideal para explicar lo que es una contingencia: una situación que sabemos que puede ocurrir, que no podemos prever, y que de producirse, traerá consecuencias de importancia para el desarrollo normal de la actividad. En este caso, afecta a un continente entero.

¿Se podía prever? Sí, y seguro que los científicos tenían claro lo que podría pasar, pero a los efectos que nos ocupan, en nuestras empresas, nos hemos enterado del cierre de los aeropuertos cuando ya era demasiado tarde para reaccionar.

¿Se podía evitar? Es evidente que no. ¿Se podía prevenir? No el hecho en sí, pero desde luego, sí muchas de las consecuencias.

Nadie podría adivinar hace un par de semanas que una nube de ceniza volcánica cubriría Europa, y mucho menos su impacto sobre el tráfico aéreo que dejarían atrapados a cientos de miles de viajeros. Para las empresas, hubiera sido muy fácil evitar los vuelos, sobre todos los internacionales, o asegurarse de dar coberturas a su personal en destino.

Pero las pérdidas para las empresas, al margen de las aerolíneas, vienen en la mayoría de los casos derivadas de la falta de transporte y comunicaciones. Son dos factores clave que se abordan en un Plan de Contingencia: ¿qué pasaría sí… me fallasen?

Las empresas que hayan analizado los riesgos, pueden responder a preguntas como ¿que pasaría si mi director comercial se queda atrapado en una feria a 2.500 kilómetros? ¿que pasaría si también está el director gerente y otros dos directivos con ellos? ¿que pasaría si dejan de llegarme los componentes que necesito para mi proceso productivo y llegan en avión? ¿cómo me comunico con mis directivos? ¿que pasa con reuniones previstas? ¿contratos por firmar? ¿quien suple qué funciones? ¿dónde puedo obtener esas piezas clave? ¿cómo las sustituyo? ¿debo parar la producción?

Ahora, miles de empresas se apresuran para habilitar canales de comunicación efectivos, intentan instalar o alquilar equipos de videoconferencia, buscan transportes o proveedores alternativos, y retrasan reuniones, firmas, encuentros, asistencias a eventos, ferias, etc. etc.

No se trata de analizar qué puede ocurrir con cada desastre natural, terremoto, volcán o tifón que pueda afectar a cada ciudad de la que remotamente dependa la empresa. Se trata de plantear alternativas a una eventual crisis, por ejemplo porque el director general durante siete días no aparezca por la empresa, bien por estar atrapado en Oslo por problemas de tráfico aéreo, o por sufrir una gastroenteritis vírica, e igualmente  tener claro cómo subsanar o cómo reaccionar ante la carencia de un componente clave en la fabricación.

En medio del caos, se planifica mal.

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