Vivimos rodeados de riesgos, tanto en nuestra vida diaria como en la de la actividad de nuestras empresas. No obstante, cuando la empresa sufre un imprevisto para el que no está preparada, puede verse obligada a detener su actividad parcial o totalmente. En caso de que esto suceda, es fundamental disponer de las herramientas que le permitan volver cuanto antes a un modo de funcionamiento estable, minimizando el impacto del suceso y reduciendo las pérdidas en la medida de lo posible.

Mientras la actividad de la empresa esté detenida, aunque sea parcialmente, incurrirá en pérdidas, por una parte por lo que deje de ingresar o vender, por otra, por los recursos destinados a solventar el problema.

Son muchos los puntos críticos en el funcionamiento normal de una empresa. Son básicos los sistemas de información, las comunicaciones de voz y datos, y la disponibilidad de suministro de energía eléctrica. De verse afectado cualquiera de estos, por un fallo en un equipo propio o de la compañía operadora o suministradora, casi con toda seguridad se detendrá la actividad de la empresa.

Igualmente, un pequeño incendio en el taller, o en el cuarto de comunicaciones, una inundación, un accidente, un corte de tráfico, una huelga, un sabotaje, un robo, una epidemia o una leve intoxicación alimentaria del personal, pueden igualmente detener la actividad de la empresa durante horas o incluso días.

Disponer de un Plan de Contingencia es una necesidad estratégica: Debemos determinar de antemano cuáles serán las tareas o funciones que deberán reponerse en primer lugar (¿ventas, facturación, producción, expedición, mantenimiento, atención al cliente?), de qué forma se reanudará su funcionamiento, con qué medios o recursos, qué departamentos estarán involucrados, quienes serán los responsables de hacerlo y en qué orden o secuencia se buscará el retorno a la situación de funcionamiento normal, o como decía antes, por lo menos estable.

En la gestión de una crisis, deberá informarse al personal, pero quizá sea necesario informar a clientes o a proveedores, tal vez se tenga que reorganizar la logística contactando con transportistas que estén ya en ruta; puede que se deba comparecer ante los medios de comunicación; en función de la gravedad, quizá sea necesario informar a las familias del personal, o a las autoridades competentes, tal vez a los accionistas, etc.

Para reanudar las actividades, quizá se necesite contar con servicios externos o con más personal, coordinarse con otros centros de producción o con otros almacenes, reponer stocks de inmediato o localizar proveedores alternativos o de apoyo.

Totas estas tareas no se podrán planificar en el medio de una crisis. Es necesario contar con un Plan de Contingencia o un Plan de Continuidad de Negocio adecuado y específico para la organización. Este plan considerará los aspectos preventivos, para evitar o minimizar la posibilidad de que los riesgos se produzcan, y los aspectos reactivos, para dar una respuesta adecuada si éstos llegan a materializarse.

El retorno a una situación normal de funcionamiento después de una parada siempre conllevará un coste asociado. Igualmente, el tiempo que la empresa esté sin actividad supondrá un efecto negativo en los resultados: bien por falta de ingresos o bien por aumento en los costes necesarios para ofrecer el mismo nivel de servicio. La planificación previa para reducir el impacto que produzca una parada inesperada y el retorno ordenado a la normalidad, supondrá un importante ahorro económico, y en casos de especial gravedad podrá llegar a evitar el cierre definitivo de la empresa.

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