Planes de Contingencia

¿Qué es un Plan de Contingencia?

La definición de Contingencia está vinculada al riesgo, y es la posibilidad de que algo pueda suceder. Un Plan de Contingencias es el instrumento donde se diseña la estrategia, se recogen todas las medidas organizativas y técnicas, y se exponen los procedimientos para enfrentarse a la eventualidad de un riesgo o un imprevisto que ponga en peligro la continuidad de la actividad en una organización.

¿Qué se contempla en estos planes?

Los Planes de Contingencia deben comenzar identificando los posibles riesgos y estimando el impacto de éstos en el funcionamiento de la empresa. Para ello será necesario identificar cuáles son las actividades y tareas críticas y cual la repercusión que puede producir en el funcionamiento normal que éstas se detengan o dejen de estar disponibles.

Ejemplos de riesgos son las averías en los sistemas de comunicaciones, en los sistemas de información, interrupción de suministro eléctrico, incendios, inundaciones, intoxicaciones, accidentes, etc. El impacto de cada uno de éstos, será diferente en función de la magnitud del incidente, de la propia empresa y de las tareas o funciones a las que afecte. Un pequeño incendio en el cuarto de comunicaciones que deje fuera de servicio los servidores o el sistema on line de una empresa de venta por internet, puede ser mucho más perjudicial para ésta que la destrucción completa de uno de sus almacenes.

¿Para qué sirven? ¿Qué beneficios reportan?

Mientras la actividad esté detenida, total o parcialmente, los efectos se trasladarán a la cuentas de resultados de la compañía. Se reducirán los ingresos, por vender menos cantidad o por perder ventas que no se recuperarán: en empresas de servicios, por ej., asesoramiento que no se presta o transportes que no se realizan; las empresas de turismo y ocio o los restaurantes, son ejemplos de ventas perdidas: los días que no se abre, no se recuperan nunca. Igualmente, y con toda probabilidad aumentarán los costes: para mantener el servicio, se deberán contratar recursos externos o más caros, además del gasto en el que habrá que incurrir para recuperarse de la parada y volver a la actividad normal (solucionando la avería, contratando más personal, proveedores externos, etc.).

Serán también perjudiciales los daños a la imagen de la empresa o de la marca, la pérdida de la confianza de clientes o de los accionistas, o las repercusiones legales que puedan derivar en indemnizaciones por incumplimientos contractuales o peor aún en sanciones por incumplimiento de la legalidad vigente.

Un Plan de Contingencia contempla aspectos preventivos, para evitar o minimizar la posibilidad de que los riesgos se produzcan, y aspectos reactivos, para dar una respuesta adecuada si éstos llegan a producirse.

Un Plan de Contingencia, o un Plan de Continuidad de Negocio, tiene como objetivo garantizar la continuidad de la actividad de la empresa, eliminando o reduciendo vulnerabilidades y haciéndola más solvente ante situaciones críticas, preparándola para volver a un modo de funcionamiento normal con una respuesta adecuada en la gestión de la crisis.

Son términos muy ligados a los Planes de Continuidad de Negocio o Planes de Contingencia el Análisis de riesgos, la identificación de tareas críticas, el Plan de Respaldo (medidas preventivas), el Plan de Emergencias, el Plan de Gestión de Crisis (orientado a la comunicación interna y externa), los Procedimientos de Recuperación, los ejercicios, Pruebas de Viabilidad o simulacros, y la revisión y actualización de los Planes de Gestión de Continuidad, conocidos también por las siglas BCM (Business Continuity Management).

Disponer de un Plan de Contingencia o un Plan de Continuidad de Negocio, es una necesidad estratégica que debe ser impulsada desde la dirección, debe involucrar a toda la organización y por lógica debe estar desarrollada en sus términos estratégicos y operativos con anterioridad a la eventualidad del riesgo.

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